Gestion Eléctronique des Documents

Quelque soit l'usage (conformité, support, collaboration,...), la gestion de documents d'entreprise est une application critique pour toutes les entreprises. Les solutions recherchées doivent garantir un usage simple et efficace et s'intégrer facilement dans les applications du SI. Elles doivent de plus assurer la conformité des informations, être robustes et évolutives.
Kosinux offre une solution de gestion éléctronique de documents et de leur contenu ( GED , ECM ).
Cette solution offre des fonctionnalités de capture, recherche et collaboration sur les documents enrichie par une gamme de services complète sur le cycle de vie des contenus .

A l'opposé, les usages courants et familiers des utilisateurs aujourd'hui sont :
• Disque partagé pour le stockage,
• Emailing pour le collaboratif,
• Google pour la recherche,
• Yahoo pour la catégorisation,
• Structures de répertoires pour les projets.

Besoins auxquels répond l'ECM

Les besoins de la GED

• Dématérialiser les documents papier
• Créer, stocker, trouver les documents
• Maîtriser le cycle de vie des documents
• Respecter la législation
Les besoins de la gestion de contenus
• Décentraliser la publication web
• Organiser et maîtriser le processus de publication
• Permettre la multiplication des usages du contenu
Les besoins du collaboratif
• Partager de l'informations
• Organiser et fluidifier les processus d'échanges
• Archiver et capitaliser des informations projets
Les besoins du Business Process Management
• Rationaliser la circulation des documents en tâches séquentielles ou parallèles
• Automatiser les process opérationnels
• Assurer la traçabilité des actions effectuées

L'offre Kosinux

Kosinux offre une solution  GED / ECM avec une interface très simple d'accès qui facilite la conduite du changement et l'integration de l'outil tout en offrant de manière transparente une gamme de servies très complète.
• CIFS (Système de fichiers virtuels) – Remplace les disques partagés tout en offrant la même interface d'utilisation,
• Système de règles – Configuration de règles pour automatiser les processus manuels et garantir la conformité des documents,
• Recherche à la Google – Recherche directement depuis FireFox ou IE7,
• Navigation à la Yahoo – Extraction automatique des métadonnées et catégorisation,
• SmartSpaces – Espace de collaboration,
• Gestion du cycle de vie totalement transparent.
Contribution
• Système de virtualisation de fichiers rendant la solution aussi simple qu'un lecteur partagé,
• Synchronisation CIFS,
• Portal Access – JSR-168,
Catégorisation des documents
• Extraction automatique des métadonnées et catégorisation,
Recherche avancée
• Intégration native d'OpenSearch pour FireFox ou IE7
Gestion des documents et Moteur de conversion
• Services de conversion – Office vers ODF/PDF, PowerPoint vers Flash
Bibliothèques de Services
• Check-In/Out - Gestion versions mineures et majeures,
• Audit – Créateur, Mise à jour, Date de création, Date de modification.
Collaboratif
• Modèle d'Espace – Facilitant la création de structures d'espaces, de contenus, modèles, règles,
• Forum – Discussions sur le modèle de fils de discussions,
• Workflow simple fonctionnant avec emailing (“Approuvé/rejeté”),
• Notification par Email et flux RSS.
Workflow intégré
• Intégration de jBPM – Support de workflow élaboré,
• Tableau de bord des tâches personnalisable,
• Conformité - Cycle de vie du document sécurisé.
Sécurité
• Authentification et gestion des utilisateurs, groupes et rôles,
• Niveau de sécurité par document,
• "Single Sign-On" à travers NTLM ou LDAP

Prestations proposées

La prestation est proposée sous forme d’un forfait d’intervention à définir avec vous en fonctions de vos besoins. Chaque composant sera préconfiguré pour s’adapter au fonctionnement de votre structure.
Nos spécialistes vous accompagneront dans le choix et la configuration de vos équipements pour une parfaite adéquation avec vos besoins Le transfert de compétence vous assurera une maîtrise complète des aspects fonctionnels du système.

Mise en œuvre

Notre méthodologie nous permet de définir ensemble un plan projet autour  des points suivants :

Conseils et études
• Architecture matérielle et logicielle.
• Détermination de la volumétrie et dimensionnement.
• Définition des services à rendre disponible.
• Outils d'administration.

Réalisation
• Installation Intégration Système
• Installation du noyau applicatif de l'GED / ECM
• Configuration du serveurs GED / ECM et les modules optionnels(1).
• Installation des composants de l'GED / ECM
• Création des comptes et groupes utilisateurs(2).
• Personnalisation.
• Tests de validation.
• Documentation.
• Option fourniture matérielle(2).

Formation
La formation est personnalisée, elle répond à vos exigences de mise en oeuvre et d'exploitation de la solution.

Services maintenance et infogérance:

Maintenance(3):
• Garantie contre dysfonctionnements fonctionnels applicatifs.
• Incluant les mises à jour logicielles serveur gratuites.
• Incluant Veille technologique et recommandation sur les logiciels utilisés.

Infogérance(3):
• Garantie contre disfonctionnements fonctionnels softwares
• Incluant les mises à jour logicielles serveur gratuites.
• Incluant Veille technologique et recommandation sur les logiciels utilisés.
• Assure l’administration du produit à distance ou sur site.
• Analyse mensuelle de l’état du système.
• Planification et réalisation d’actions préventives.

(1)Consultez notre site Web pour la gamme des produits et solutions
(2)De manière optionnelle
(3)Inclus dans la prestation un accès à distance sécurisé sur le système pour interventions de télémaintenance sur les produits.